Делегирование задач: процессы, алгоритмы, правила, кейсы

В данной статье речь пойдёт о делегировании задач подчинённым. Как руководитель должен правильно ставить задачи и делегировать. Вы узнаете, что такое делегирование, как делегировать задачи сотрудникам, какие ошибки совершают руководители в делегировании и какими особенностями наделён процесс. А также мы покажем вам пошаговый алгоритм делегирования задач и поручений.

Содержание:

1. Делегирование - это;
2. Делегирование задач сотрудникам;
3. Ошибки в делегировании;
4. Особенности процесса;
5. Пошаговый алгоритм;
6. Пример неправильного делегирования;
7. Принципы делегирования;
8. Заключение.

Это процесс поручения задачи от руководителя к подчинённому сотруднику или сотрудникам, которые также могут перенаправить их и распределить между коллегами. Процесс делегирования должен контролировать руководитель, которому придётся научиться эффективному управлению, чтобы не заниматься текучкой и найти время для развития бизнеса.

Многие руководители и собственники бизнеса понятия не имеют, как правильно делегировать задачи, поэтом для них этот процесс становится “головной болью”. Основная проблема в том, что сотрудники не хотят выполнять задачи и не показывают нужный результат. Руководитель думает, что проще сделать всё самостоятельно, чтобы достичь желаемого результата. Именно так и происходит “зашивание в текучку” многих управленцев, они попросту тонут во всём этом. Чтобы избежать этого необходимо научиться правильно делегировать задачи на практике.

Нередко предприниматели задаются вопросом делегирования задач своим подчинённым. Большинство думают, что на первых этапах бизнеса смогут справиться со всем самостоятельно. Но если менеджер будет контролировать всё до мелочей в работе своих сотрудников, будет бояться давать им поручения, не сможет делегировать задачи, у него совсем не будет времени на дальнейшее развитие организации. Кроме того, он не сможет полноценно управлять компанией, а именно разрабатывать стратегии развития, планировать, налаживать связи с партнёрами или устанавливать новые, и так далее. Поэтому управляющие и задумываются над вопросами передачи задач подчинённым, что как раз можно сделать с помощью делегирования.

Благодаря знанию основ управления процессом можно ответить на вопрос, как руководитель может научиться делегированию своих поручений. Этапы из которых состоит процесс:

• Необходимо поставить индивидуальное задание через алгоритм действий работника;
• Выделить ресурсы на выполнение поручения;
• Контролировать процесс работы;
• Принять конечный результат.

Грамотным делегированием поручений в компании является корректная постановка задач сотрудникам. Самый эффективный метод постановки задач - работа по специальному алгоритму действий с детально прописанными шагами исполнителя. Нужно обязательно определить планируемый результат и срок, необходимый для его выполнения. Но очень часто управленцы игнорируют вышеописанные рекомендации, из-за чего совершают большие ошибки.

Частые ошибки в делегировании задач:

1. Руководитель не доверяет подчинённым. Управляющий считает, что сам он сделает всё намного лучше, избегая риски;
2. Хороший управленец должен быть универсальным - это мнение ошибочное и является неактуальным в век узкой специальной направленности;
3. Нет никакой обратной связи: нужно контролировать не только конечный результат, но и промежуточные итоги для своевременных коррективов;
4. Делегирование группе без чётких указаний: нужно чётко распределить ответственность между членами команды.

Если соблюдать эти рекомендации, вопросы о грамотном делегировании поручений возникать не должны.

Как вы уже знаете, процесс делегирования состоит из передачи задач подчинённому. За них он будет нести ответственность и показывать определённый результат, необходимый начальнику. Практика показывает, что именно на первом этапе определения целей и задач совершаются ошибки со стороны управления.

Принципы, определяющие постановку задач сотрудникам:

• Работник должен подчиняться только одному руководителю. Таким образом не сорвутся сроки сдачи. Поэтому начальник подразделения отвечает за конкретное количество работников;
• Руководитель должен чётко делегировать свои поручения и следить, чтобы они соответствовали обязанностям работника;
• Если задание специфическое, то его следует поручать компетентному исполнителю, который хорошо знает детали процесса;
• Каждый член коллектива обязан хорошо знать свои полномочия и нести ответственность.

Давайте разберёмся с алгоритмом, который используется при постановке:

1 пункт: Определить чёткую цель (что необходимо делать) и поставить конкретную задачу, а точнее что именно нужно выполнить, чтобы получить результат.

2 пункт: Найти исполнителя, подходящего для выполнения данной задачи. Нужно обязательно вести бланки о сотрудниках, содержащие их слабые и сильные стороны. Рекомендуем отмечать менеджеров, умеющих креативить, лидеров, исполнительных сотрудников и так далее. Так вы легко сможете выбрать того или иного сотрудника под подходящую задачу.

3 пункт: Использовать технологию СМАРТ в процессе постановки задач. Давайте вспомним, как нужно формировать цели:

- конкретные;
- измеримые;
- достижимые;
- важные;
- ограничены по времени.

Сотрудники, которым поручаются задачи, должны чётко осознавать сроки и результаты, которых нужно достичь.

4 пункт: Исполнители должны обязательно подтвердить то, что им понятна задача, они понимают сроки, приоритеты, важность выполнения и конечный результат.

5 пункт: Обсудить, какие понадобятся ресурсы и какие сроки нужны для выполнения задачи. Если необходимо, поставить промежуточные сроки и разбить цикл на подзадачи. Поставить задачу в CRM-системе или попросить, чтобы работник записал её в ежедневник.

Давайте разберём рабочий пример неправильного делегирования задач. К примеру, к нам обратился директор компании по продаже сантехники, так как его сотрудники не выполняли необходимый план продаж и игнорировали поручения.

Прежде, чем приступить к консультации мы проведём аудит продаж, где выясним интересный факт, который покажет отношение и подход коллектива к процессу работы:

В результате аудита становится ясно, что руководитель ставит задачи отделу по крупному клиенту, которого он привлёк через знакомых и “тяжело” выходил на директора в течение 6 месяцев. Руководителю не хотелось ехать на переговоры, так как он устроил себе выходной. Поэтому он решил использовать делегирование задач и отправил на переговоры нескольких менеджеров, которым не дал никакой стратегии ведения переговоров, поэтому менеджеры понятия не имели, что их ждало.

По итогу клиент на переговоры приехал с группой, способствующей принятию решения, в виде собственника и нескольких начальников, которые вели себя жёстко и продавили подобным поведением условия, вообще не подразумевающие какой-либо заработок. Но деваться было уже некуда, так как контракт был заключён. Директор ознакомился с договорённостями после своего возвращения, но поделать ничего не смог. После завершения подобного договора фирма получила серьёзный минус в финансах, такой, что текущие работы невозможно было закрывать, а платить исполнителям нужно. Руководителю компании пришлось взять кредит, чтобы разобраться со счетами. Вот как неправильная постановка задач может привести к печальным последствиям.

Пункт 1: Дать сотруднику все нужные полномочия, необходимые для исполнения. Также стоит предупредить персонал, если цель является многоуровневой и нуждается в работе нескольких человек. Нужно решить, кто будет лидером;

Пункт 2: Дать сотруднику возможность обратной связи. Исполнитель должен иметь возможность уточнять вопросы, если случаются неординарные ситуации или запрашивать необходимую поддержку и ресурсы, которые внезапно понадобились.

Пункт 3: Отслеживать промежуточный результат. Управленец обязан доверять каждому сотруднику и не требовать отчётов каждый день о том, что сотрудник делал каждые 5 минут своего рабочего дня. Нужно проставлять даты, когда сотруднику нужно будет показать промежуточный результат с целью корректировки работы.

Пункт 4: Оценить финальный результат. Проанализировать, чего получилось достичь, а чего не получилось в процессе выполнения задачи вместе с работником. Составить список, где будут указаны факторы, требующие исправления. Можно составить таблицу, в которой всё это получится грамотно оформить. Пример шапки таблицы:

Пункт 5. Поощрять за выполнение задания. Ответственные и лояльные сотрудники компании обязательно должны получать поощрения. Примеры неплохих поощрений, применяемых на практике:

- Хвалить сотрудника на собрании;
- Дарить подарки от компании;
- Премировать сотрудников;
- Предоставление девайса для работы (телефона, планшета или ежедневника);
- Проводить полезные бизнес-тренинги;
- Предоставлять билеты в театр или кино;
- Предоставлять отгулы;
- Улучшить рабочее место сотрудника, сделать его комфортнее (поставить новый компьютер, купить комфортное кресло, установить в офисе кондиционер или кулер).

В данной статье вы ознакомились с принципами делегирования задач сотрудникам компании. Вы научились правильно расставлять приоритеты, ставить цели и давать поручения подчинённым. Обязательно изучите блок с примером неправильного делегирования, чтобы избежать подобного на личном опыте. Надеемся, что вы будете соблюдать все принципы и рекомендации в процессе делегирования задач и принимать правильные решения. Удачи!