Функциональная модель проекта Чтобы вы могли успешно делегировать разные части своего проекта, надо его подробно расписать. Тогда вы сможете увидеть, есть ли у вас такие функции, которые можно передать в чужие руки. Это несложно сделать, когда у вас имеются инструкции.
Сделайте функциональную модель вашего нового проекта — описание всего процесса, блок-схему основных этапов движения товара и денег: как приходит заказ, как он регистрируется, что происходит после того, как он попал к вам на сайт, куда передается дальше.
Чек-лист Чек-листы — это списки, по которым ваши сотрудники будут отмечать галочкой выполненные пункты в процессе работы.
Зачем нужны чек-листы?
Во-первых, упрощается контроль. За несделанное можно смело штрафовать, потому что это откровенная халатность.
Во-вторых, когда человек сверяется с чек-листом, он ничего не забудет. Если ты каждый день должен ставить галочки, то не сможешь сослаться на плохую память. Это облегчает жизнь и вам, и вашим сотрудникам.
Чек-листы могут быть как ежедневными, включающими перечень задач на день, так и функциональными, то есть содержащими описание типового процесса.
Инструкции и скрипты Чек-лист можно составлять на всю рабочую неделю. А в пятницу вечером, например, вы будете проверять исполнение всех пунктов. Если что-то не выполнено, сотрудник каким-то образом наказывается.
Если у вас много времени уходит на разъяснения, нужно это время по возможности сократить.
Как только вы начинаете много что-либо объяснять, это значит, что пора делать инструкции.
Многих волнует вопрос, насколько детальными нужно делать инструкции. Чтобы сотрудники их понимали, каждый пункт должен быть понятен.
Хороший выход — делать видеоинструкции. Для этого можете воспользоваться программой Camtasia Studio. Рисуете схему на экране (или слайды в PowerPoint) и по ней объясняете, как и что должно делаться.
Персональный помощник На данном этапе к двум категориям людей, с которыми вы сейчас активно работаете (удаленные помощники и фрилансеры), добавляется третья — персональный помощник.
Какая между ними разница?
Фрилансеры — это обычно узконаправленные специалисты, которые умеют делать что-то одно (программисты, дизайнеры, копирайтеры).
Удаленные помощники — специалисты более широкого профиля, на них можно сбрасывать кучу разнотипных задач. Когда они поймут, чем вы занимаетесь, и что от них требуется, вам станет проще с ними работать.
Персональный помощник — это и швец, и жнец, и на дуде игрец. Человек, который будет помогать вам и делать все, что вы от него потребуете. Фактически это ваш заместитель.
Вы должны найти персонального помощника и передать ему:
■ общение по телефону, чтобы вам напрямую почти никто не звонил, за исключением VIP-клиентов. Везде, где необходимо, указывайте номер телефона помощника, который будет отвечать на любые вопросы;
■ переписку по электронной почте, которая касается стандартных текущих процессов. Все типовое, не требующее особого креатива, вас не должно касаться.
Когда вы сделаете функциональную модель проекта, то сразу увидите, что еще можно сбросить на личного помощника.
Лучшая мотивация для этого человека — осознание того, что он фактически будет вашим заместителем, сможет научиться всему тому, что умеете вы. Это колоссальная возможность для роста.
Поиск нужного человека Как вы думаете, что важнее при выборе нужного человека — профессиональные навыки или личные качества? Умение делать сайт (допустим, вам нужен человек для работы с сайтами) или пунктуальность, ответственность, исполнительность?
Компетентность сотрудника не так важна, как его личные качества. Профессионалом можно стать, а характер и поведение изменить практически невозможно. Если отсутствует дисциплина или ответственность, ничего с этим поделать нельзя. В то же время освоить большинство технических навыков можно относительно быстро.
Ваша задача при отборе людей — в первую очередь обращать внимание на личные качества.
Вам нужно придумать что-то подобное — задание, с помощью которого можно оценить ответственность, пунктуальность, умение выполнять в срок поставленную задачу.
Задача аутсорсинга — не только обеспечить выполнение необходимой работы (сделать сайт и т.д.), а научиться работать с узким специалистом определенного уровня, прописать для него подробные инструкции и чек-листы.
Когда вы это сделаете, можете нанимать постоянного сотрудника. Работа с фрилансером оттестирует ваши процессы, точки контроля и т.д. Брать человека в команду легче, когда вы знаете, как именно его контролировать.
Что нельзя аутсорсить Существуют вещи, которые аутсорсить нельзя. Такой задачей может быть выступление перед огромной аудиторией в четыре тысячи человек. Подобные мероприятия следует проводить самому, потому что это очень приятно и приносит много денег.
Ваша задача — добиться результата чужими руками, быстро организовать команду, на которую можно сбросить множество дел. И тогда вы получите возможность заняться тем, что вы на самом деле умеете, что вам нравится и приносит много денег. А все остальное можно и нужно аутсорсить.
Ваш бизнес — ваши правила Случается, что помощники в сфере бизнеса сопротивляются указаниям всеми силами. Если они против, то их надо менять. Вы в своем бизнесе единоличный начальник, вы даете указания и платите за то, что сотрудники их выполняют.
Наличие сотрудников хорошо помогает в самоорганизации. У вас появляется ответственность перед другими людьми — вы ведь начальник. А такой человек должен быть образцом. Люди будут равняться на вас, вы станете для них авторитетом. Придется стать намного более требовательным к себе.
Если сотрудники говорят, что они завалены работой и не могут выполнять дополнительные обязанности, ситуация исправима. Заставляйте делать так, как вам надо. Ваш бизнес — ваша собственность, и вы устанавливаете правила. Если кто-то не хочет играть по вашим правилам, то пусть отправляется на рынок труда. Когда вы увольняете одного человека, другие резко мобилизуются и становятся как шелковые.
Что делать с появившимся свободным временем Когда вы делегируете много обязанностей, у вас должно освобождаться больше времени. Ваша задача — грамотно его использовать.
Если вы правильно распределяете задачи, отходите от выполнения мелких дел, освобождаете себя от текучки, у вас станет появляться свободное время.
Однако приятная новость в том, что когда вы часть текучки перекинете на личного помощника, обязательно появятся новые проекты.
Так вот, свободное время можно сразу отводить для работы над новыми проектами, не думая, чем бы себя занять.
Контроль рабочего процесса Надеемся, что к моменту, когда вы читаете эти строки, у вас уже есть помощник. Если его нет, то срочно наймите любого, пусть это будет даже самый никудышный работник, поскольку вам просто необходимо начать на нем тренироваться.
Вы должны контролировать его в процессе работы.
Каждый день сотрудники должны представлять вам отчеты: что конкретно они сделали, на что потратили свое время. Немного иначе обстоят дела, когда у вас много работников. В этом случае вы часть контроля поручаете другим людям.
Иначе поставленные вами долгосрочные задачи будут сдвигаться до самого упора и выполняться в самый последний день.
Вы должны требовать отчет с указанием времени, потраченного на каждую задачу, и вводить штрафы, если за какой-то день такого отчета нет.
Если помощник выполняет функциональные работы (то есть простые типовые повторяющиеся задачи), он тоже должен отчитываться. Пусть информирует вас, как выполнил задания (какое количество звонков принял или сделал, сколько ответов отправил по электронной почте и т.д.).
Хорошие и плохие фрилансеры Что делать, если вас подставляют фрилансеры, сдают работу с плохим качеством? Как следствие, клиенты не укладываются в сроки, и вы лишаетесь определенной суммы денег. Старайтесь нанимать качественных фрилансеров.
Попробуйте привлечь более дорогих исполнителей. Вплоть до того, что выберите на
http://www.free-lance.ru ТОП-5 работников по вашей теме и попробуйте нанять кого-то из них.
Это обойдется вам дороже, но если вы выиграете в качестве, все будет отлично. Когда вы пытаетесь нанимать самых низкооплачиваемых специалистов, в итоге переплачиваете значительно больше. Они не сдают работу вовремя, и вам приходится либо искать нового исполнителя и терять кучу времени, либо самому переделывать, от чего становится только хуже.
Еще один вариант — попробуйте сбросить задачу на компанию, которая этим занимается. Если же и она подводит, нужно методом проб и ошибок найти партнеров, которые соответствуют вашим требованиям.
Решение простое: из десятка исполнителей вы найдете одного толкового. Пробуйте сотрудничать с разными людьми, пока не найдете относительно нормальных.
Набор сотрудников Не стоит брать на все вакансии крутых специалистов. Обычно таких людей нанимают для натаскивания менее опытных коллег.
Можно брать черновую рабочую силу — студентов и выпускников, которые ничего не умеют. За два-три месяца они освоят большинство базовых процессов в вашем бизнесе.
И достаточно одного-двух специалистов высокого уровня, которые будут решать действительно сложные задачи. Они глубоко разбираются в вопросе, и платить им нужно существенно больше, чем остальным.
Но если профессионалы будут только учить, то сами забудут, что и как делать. Поэтому надо совмещать обучение других и собственную деятельность.
Мотивация наказаниями В работе важен только результат. Представьте, что любой сотрудник — это чайник, который кипятит воду. Если он не желает этого делать, надо заставить его или взять новый электроприбор, а этот отправить в мусорное ведро. Но если постоянно мотивировать, ходить вокруг да около, толку будет мало.
Если вы мягкий человек, поначалу сложно будет жестко управлять другими.
Учит не время, а опыт. Однажды уйдет лучший работник, на которого вы возлагали большие надежды. Вы его обучали, закрывали глаза на просчеты, входили в положение, давали деньги авансом.
Жесткий стиль руководства у вас все равно появится. Вы можете работать над этим сейчас, застраховать себя. Иначе пойдете по трудному пути набивания шишек.
Итоги и перспективы Вы подошли к финальной части обучения по программе: «Быстрые результаты чужими руками». И это выделяет вас из толпы. Вам пришлось проделать колоссальную работу — очень сложную и кропотливую.
Надо было искать людей, отбирать, увольнять, штрафовать, писать инструкции. И это именно тот барьер, который не удается преодолеть большинству бизнесменов.
Мы знаем многих, которые стартовали, вышли на небольшой рубеж, и на этом их развитие закончилось. У них есть команда из нескольких человек, и они получают относительно неплохие деньги. Но потом месяцами, годами, а то и десятилетиями не могут преодолеть рубеж, к которому подошли.
Наверняка вам хочется знать, почему так происходит. Они не умеют правильно ставить задачи, делегировать проекты, управлять чужими руками.